نامه رسمی انگلیسی | چگونه بنویسیم؟

نوشتن نامه‌ رسمی انگلیسی

پس از توضیح نوشتن نامه غیررسمی نوبت به آموزش نامه غیررسمی رسیده است. ما در این مقاله آموزشی قصد داریم طرز نوشتن نامه رسمی انگلیسی یا اداری را به شما عزیزان آموزش دهیم. تا پایان این مقاله آموزش با یادگیری زبان با کامران همراه باشید.
نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی Business Letter، بر خلاف تصور بسیاری از افراد، کار دشواری نیست.
به طور کلی در نامه‌های اداری و رسمی انگلیسی سعی داریم تا مطلب را به طور مستقیم و با پرهیز از زیاده‌گویی بیان کنیم.
همچنین در نامه نگاری انگلیسی سعی داریم از زبان پیچیده استفاده نکنیم
تا در درک منظور ما توسط خواننده مشکلی پیش نیاید.
هر چه زبان نامه اداری ساده‌تر باشد، نامه‌ی بهتری خواهیم داشت.

مراحل و اصول نامه نگاری اداری و رسمی انگلیسی
قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشته‎اید.
همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید. برای آقایان از Mr. به همراه نام خانوادگی
و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی، پس از Dear استفاده کنید.
برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان Mrs. هم استفاده کنید
ولی در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.

در شرایط خیلی غیر رسمی یا در حالتی که طرفین مکاتبات طولانی داشته و دوست هستند،
می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید.
در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید.
اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.

نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی

توجه کنید که عبارت To Whom It May Concern اگر چه در نامه نگاری انگلیسی به کار می‌رود،
ولی عبارت خیلی مناسبی نیست چرا که خیلی سرد و بی‌روح محسوب می‌شود.
به این دلیل توصیه می‌کنیم از این عبارت استفاده نکنید.
علاوه بر این‌ها، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است.

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی
در نامه های رسمی انگلیسی انتهای عبارت سلام، در انگلیسی بریتیش ویرگول «،»
و در انگلیسی امریکن دو نقطه «:» به کار می‌رود. البته می‌توانید از هیچ‌کدام از این‌ها استفاده نکنید.
نمونه هایی از چند عبارت رایج در نامه نگاری انگلیسی برای مورد خطاب قرار دادن گیرنده‌ی نامه در زیر آمده است.

,Dear Mr. Smith
,Dear Ms. Mackenzie
:Dear Frederick Hanson
:Dear Editor-in-Chief
Dear Valued Customer
:Dear Sir or Madam
Dear Madam
,Dear Sir
Dear Sirs
:Gentlemen

قسمت های مختلف نامه رسمی

اکثرا نامه‌ اداری انگلیسی را می‌توان با یک جمله‌ی ادای سلام یا احترام شروع کرد.
توجه کنید که احوالپرسی طولانی در نامه‌های رسمی و اداری جایی ندارد و باید از آن پرهیز شود.
عبارت‌های زیر را می‌توان به عنوان نمونه به کار برد.

.I hope you are enjoying a fine summer
.Thank you for your kind letter of January 5th
.I came across an ad for your company in The Star today
.It was a pleasure meeting you at the conference this month
.I appreciate your patience in waiting for a response

پس از سرآغاز کوتاه، در یک یا دو جمله هدف خود را از نوشتن نامه اعلام کنید.

…I’m writing to enquire about
.I’m interested in the job opening posted on your company website
.We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th

پاراگراف دوم و سومSecond and Third Paragraphs
در ادامه طی چند پاراگراف کوتاه به توضیح موضوع بپردازید.
توجه کنید که اگر موضوع نامه در یک پاراگراف به اتمام رسید، از نوشتن پاراگراف‌های اضافه خودداری کنید.
به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است
که نامه‌های اداری باید در حد امکان مختصر باشند.
با این حال، معمولا اخبار بد یا حساس را در پاراگراف اول مطرح نمی‌کنند.
بهتر است اخبار بد، رد کردن پیشنهادات، و اطلاعات حساس را داخل پاراگراف دوم قرار دهید.
در زیر چند جمله برای اعلام حقایق نامطلوب و اخبار بد آورده شده.

کاربرد نامه رسمی انگلیسی

…We regret to inform you
…It is with great sadness that we
…After careful consideration we have decided

پاراگراف آخر Final Paragraph
درخواست‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف نهایی ذکر کنید.
در صورت نیاز، اطلاعات تماس خود را نیز در پاراگراف آخر اضافه کنید.
معمولا نامه‌های اداری را با یک فراخوان برای اقدام به پایان می برند.
عبارات زیر برای ختم نامه مناسب هستند.

…I look forward to
.Please respond at your earliest convenience
.I should also remind you that the next board meeting is on February 5th
…For further details
…If you require more information
.Thank you for taking this into consideration
.I appreciate any feedback you may have
…Enclosed you will find
.Feel free to contact me by phone or email

نکات نوشتن نامه رسمی انگلیسی

خاتمهClosing
در زیر، چند عبارت رایج برای خاتمه دادن به نامه‌ اداری انگلیسی آورده شده.
پس از این عبارت نام کامل خود را درج کنید. در نامه‌ها اسم خود را با دست بنویسید (امضا کنید).
این کار در ایمیل ضرورتی ندارد. پس از این عبارات معمولا ویرگول قرار می‌گیرد.
البته، اگر در ابتدای نامه انگلیسی رسمی از علامت نگارشی استفاده نکردید، اینجا هم بهتر است استفاده نکنید.

,Yours truly
,Yours sincerely
,Sincerely
Sincerely yours
,Thank you
Best wishes
,All the best
Best of luck
,Warm regards

بهتر است در نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید.
این بدان معنی‌است که از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.
• سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات غیرمستقیم پرهیز کنید.
• در حد امکان از جملات معلوم (active) استفاده کنید.
• همواره خود را من (I) خطاب کنید و از استفاده‌ بی‌موردِ ما (we) خودداری کنید.
• از افعال Modal مودب استفاده کنید. (would به جای will)
• نامه را حتما بازخوانی کنید و جملات نامفهوم را بازنویسی کنید.
• در نامه‌ رسمی انگلیسی حتما تاریخ را ذکر کنید. برای جلوگیری از ابهام از نوشتن تاریخ عددی پرهیز کنید و ماه را نام ببرید.